ITAM : Denetim Günü: BT Ekibinin Kabusu

BT ekibinin hayatında bazı günler vardır ki takvimde kırmızıyla işaretlenir. Doğum günü, terfi günü falan değil… Denetim günü!

Evet, işte o gün geldiğinde bütün ofisin havası değişir. Normalde kahvesini yudumlayarak işine bakan BT ekibi, bir anda CSI ekibine dönüşür. Ama bizde kanıt torbası yok, bolca Excel dosyası ve kayıp laptop hikayesi var.

Sabah: “Aykan, envanter listesi hazır mı?”

Denetim günü sabahı her zaman aynı sahne yaşanır:

  • “Aykan, envanter listesi hazır mı?”
  • “Hazır da… hangi versiyonunu istiyorsunuz?”

Çünkü gerçek şudur: Excel dosyasının 5 farklı versiyonu vardır. Biri masaüstünde, biri paylaşım klasöründe, biri de kim bilir hangi e-posta ekinde…

Öğle: “Bu cihaz kimin?”

Denetim ilerledikçe sahada dolaşılır. Masalarda laptoplar, depoda monitörler, odalarda yazıcılar… Ve o meşhur soru sürekli sorulur:

  • “Bu cihaz kimin?”
  • “Bilmem, benden önce buradaydı.”
  • “O zaman kayıtlarda niye yok?”

Aykan burada CSI moduna girer, cihazın seri numarasını inceler, geçmişe dair iz sürer. Ama bazen sonuç hep aynıdır: “Bilinmeyen kullanıcı”

ITAM : IT Asset management Aıdit

Akşamüstü: Kaybolanlar Listesi

Denetim ilerledikçe tablo netleşir: 100 cihaz gözüküyor ama ortada 97 var. Üç tanesi yok!

  • “Aykan, eksik üç cihaz nerede?”
  • “Excel’in başka bir versiyonunda olabilir.”

Böylece kayıp cihazlar, ofisin “kara delik” vakası olarak dosyaya geçer.

Denetim Sonrası

Denetim günü bittiğinde herkes yorgundur. BT ekibi bir kahve içer, birbirine bakar ve aynı cümleyi kurar:

“Bir dahaki sefere daha düzenli olalım.”

Ama gerçek şudur: Bir dahaki sefere yine aynı kaos yaşanır. Çünkü BT varlıklarının gizemi hiç bitmez.

Sonuç

Denetim günü, BT ekibi için gerçekten bir kabustur. Ama aynı zamanda ofisin en eğlenceli hikayelerinin de kaynağıdır.

Ve bu hikayelerde Aykan’ın rolü bellidir:
Kaybolan cihazların izini süren, Excel versiyon savaşlarının ortasında kalan, ama sonunda her zaman bir çözüm bulan kişi.

Denetim biter. Birkaç cihaz bulunamaz, bazı kulaklıklar “esrarengiz şekilde kayıp” çıkar. Ama aslında herkes bilir ki asıl mesele cihaz değil, insan faktörüdür.

Ve Aykan günün sonunda şöyle der:
“Denetim dediğin şey, cihazların değil insanların yaratıcılığını ölçen bir sınavdır. Bizim iş, kayıp laptop değil; kayıp mantık bulmaktır.”

ITAM : BT Varlıklarında Kaybolan Eşyalar ve Gizemli Maceraları

BT varlık yönetiminde en heyecanlı kısım nedir biliyor musunuz?

Ne yeni bir sunucu almak, ne lisans takibi yapmak… En eğlenceli (ve bir o kadar da sinir bozucu) kısım kaybolan eşyaların gizemini çözmeye çalışmak. Evet, yanlış duymadınız. Kaybolan laptop, sahipsiz monitör, çift kişiye zimmetlenmiş yazılım lisansı… Adeta kendi CSI dizimizi çekiyoruz. Ama bizim dizide parmak izi yok, bol bol Excel var.

Kayıp Laptop Vakası

Bir gün envanter tablosuna bakarsınız: 50 laptop gözüküyor ama IT odasında 47 tane var. Klasik replik şudur:
    • “Arkadaşlar, üç laptop nerede?”
    • “Abi, belki depodadır.”
    • “Depoda değil, saydım.”
    • “O zaman birilerinin evindedir.”
Sonra işin içine mistik bir hava da katılır: “Ya da… kaybolmuş olabilir.” Aslında gerçek şudur: O cihaz bir projede kullanılıyordur ama kimse sisteme işlememiştir. Ama bu küçük ayrıntı kayıp laptopu ofisin “kara kutusu” yapar.

Sahipsiz Monitörler

Depoya girdiğinizde her zaman köşede duran birkaç monitör vardır. Kime ait olduğu bilinmez, nereden geldiği hatırlanmaz. Etiket yok, kayıt yok… Sadece oradadır. IT ekibinin açıklaması genelde şöyledir: “Abi bu monitörün hikayesini kimse bilmiyor. 2015’ten beri burada. Belki de bizden önceki IT ekibinden kalmadır.” Böylece sahipsiz monitör, ofisin “hayalet varlığı” olur.

Lisansların Gizemli Yolculuğu

Fiziksel cihaz kaybolur da lisans kaybolmaz mı? Excel dosyasında bir satır vardır: “Adobe Lisansı – 1 adet” Peki kime verilmiş? Belli değil. Bir gün kontrol edersin, bakarsın ki aynı lisans 3 kişiye zimmetlenmiş. İşte o an anlarsın: Lisanslar fizik kurallarına meydan okuyor, paralel evrenlerde çoğalmışlar.

Küçük Eşyaların Dramı

Mouse, klavye, kulaklık… İşte en çok kaybolanlar bunlardır. Çünkü kimse onları varlık olarak ciddiye almaz. Ama yıl sonu envanter denetiminde tabloya bakılır: “50 kulaklık vardı, şu an 38 var. 12’si nerede?” Cevap:
    • “Kırıldı, çöpe atıldı.”
    • “Yanlışlıkla eve götürdüm.”
    • “Abi kulaklık mı zimmetleniyordu ya?”

Kaybolan Eşyaların Mucizevi Dönüşü

Bazı kayıp varlıklar ise yıllar sonra yeniden ortaya çıkar. Mesela bir taşınma sırasında dolabın arkasında bir laptop bulunur. Veya depoda kutunun içinde unutulmuş bir yazıcı çıkar. O an ofiste sevinç çığlıkları yükselir: “Buldum! Kayıp laptop buradaymış!” Sanki define bulmuş gibi mutlu olunur. Halbuki o cihaz zaten senin malın. Ama işte, BT dünyasında bulmak da bir başarıdır.

Sonuç

BT varlık yönetiminde kayıp eşyalar aslında birer ofis efsanesidir. Her kayıp cihazın bir hikayesi vardır, her sahipsiz monitör bir dedikodu konusu olur.
ITIL bu durumu kitaplarda çok ciddiye alır: “Kayıtlar güncellenmeli, denetimler yapılmalı.”
Ama biz gerçekte şöyle yaşarız: “Abi üç laptop kayıp, Excel’in başka versiyonuna bak belki ordadır.”

ITAM : BT Varlık Yaşam Döngüsü: “Excel mi, Hurdacı mı?”

Bilgisayar, telefon, yazılım, sunucu… Bunların hepsi bizim BT varlıklarımız. Yani işin özü: şirketin teknolojik çeyizi. Ve bunların da bir ömrü var. Ama biz genelde “bozulana kadar kullan, sonra köşeye at” şeklinde takılıyoruz. Halbuki işin biraz daha düzenli bir yolu var. İşte buna da süslü adıyla “BT varlık yaşam döngüsü” deniyor.

Bu döngü nasıl işliyor?

Aslında çok basit:

  1. Planla: Önce parayı nereye harcayacağına karar ver. Satın mı alınacak, kiralanacak mı, yoksa abonelikle her ay cüzdan mı boşalacak?
  2. Edin: İhtiyaç olan cihaz veya yazılımı al. Tabii kayıt da tut, yoksa sonra kim aldı bu laptop diye aranırsın.
  3. Ata: Cihazı birine zimmetle. Yani “Bu senin, sorumluluk sende” de.
  4. Kullan: Cihaz işini görsün. Lisanslar, sertifikalar, tarihleri falan takip et.
  5. Denetle: Kağıtta 100 bilgisayar görünüyor ama depoda 95 var. Beş tanesi nerede? İşte bu soruların sorulduğu yer.
  6. Devre dışı bırak: Artık iş görmeyen cihazı kenara al. Bizdeki klasik replik: “Dursun ya, belki lazım olur.”
  7. Elden çıkar: İşe yaramayan cihazı çöpe, hurdacıya ya da geri dönüşüme gönder. Ruhuna El-Fatiha…

Döngü sabit değil

Bu iş tek yönlü bir yol değil. Bazen aynı cihaz üç farklı kişiye verilir, bazen kenara atılan laptop yeniden hortlar, bazen de küçük şeyler için denetim yapılmaz. Yani kısaca: “Her cihazın hikâyesi farklıdır.”

Tüm varlıklar aynı yaşamıyor

Bir sunucu ile bir kulaklık aynı şekilde yönetilmez. ITIL da der ki: “Her varlığa kendi modelini uygula.” Yani yazılım başka, donanım başka, bulut bambaşka…

Peki bu bilgiler nerede tutulacak?

İşte asıl soru bu!

  • Excel mi? Herkesin aklına ilk gelen. Ama sonra hep aynı sahne: “Abi bu dosyanın son versiyonu hangisi?”
  • Araç mı? Daha profesyonel çözümler var. Uzun vadede sinirlerini korumak istiyorsan onları tercih et.

Sonuç

Aslında BT varlık yaşam döngüsü şu kadar basit: Al – Ata – Kullan – Kaybolsun – Excel’den bul – Bozulsun – Kenara koy – Hurdacıya ver.

Aradaki süslü cümleler ITIL’ın işi. Bizim işimiz ise şunu bilmek: Eğer varlıkları düzgün yönetmezsek, bir gün biri çıkıp sorar:“Arkadaşlar, şirkette 50 laptop vardı, 12’si nerede?”Ve cevap şu olur:“Bilmiyorum, belki başka bir Excel’de vardır…”

Aykan İnal
www.aykaninal.com.tr