Ticket Açan Kaybetti!
Sabah 09:00.
BT ekibi günlük toplantısını yapmış.
Kim hangi işe bakacak, hangi çağrı öncelikli, hangi konu bekleyebilir…
Her şey planlanmış.
Servis masasında onlarca ticket var.
Kullanıcılar kurallara uygun şekilde taleplerini açmış, sıralarını bekliyor.
Sistem çalışıyor gibi görünüyor.
Saat 09:17.
Telefon çalıyor.
Arayan IT Müdürü.
“Bir dakikanızı alacağım.”
BT çalışanı telefonu kapatıyor.
Önündeki ticketları bırakıyor.
Planlanan işlerini bırakıyor.
IT Müdürü’nün ilettiği konuya bakmaya başlıyor.
Sonuç?
Konu 10 dakikada çözülüyor.
Peki o sırada ticket açıp bekleyen kullanıcılar?
Onlar beklemeye devam ediyor.
Saat 10:30.
Başka bir telefon geliyor.
Bu sefer başka bir yönetici.
Ticket yok.
Talep kaydı yok.
Öncelik tanımı yok.
Ama unvan var.
İş yine araya alınıyor.
Saat 14:00.
Servis masasındaki bir kullanıcı soruyor:
“Ben bu ticketı dün açmıştım. Neden hâlâ dönüş olmadı?”
Kimse kullanıcıya gerçeği söylemiyor.
Çünkü cevap rahatsız edici.
“Çünkü siz sistemi doğru kullandınız.”
Bir süre sonra kullanıcılar da sistemi öğreniyor.
Ticket açan bekliyor.
Telefon açan hızlanıyor.
Yöneticisini devreye sokan daha da hızlanıyor.
Ticket açmadan iş yaptırabilen ise VIP oluyor.
Sonra aynı organizasyon dönüp şu soruyu soruyor:
“Neden kullanıcılar süreçlere uymuyor?”
Aslında cevap çok basit.
Çünkü organizasyon süreçlere uymuyor.
Yıllardır BT tarafında çalışıyorum.
Farklı şirketlerde, farklı ekiplerde benzer sahneleri defalarca gördüm.
Sorun hiçbir zaman IT Müdürü’nün araması olmadı.
Sorun, o telefon geldiğinde bütün kuralların askıya alınmasıydı.
Çünkü o anda kullanıcılara şu mesaj veriliyor:
“Kurallar herkese eşit uygulanmıyor.”
Bir organizasyonda süreçler kişiye göre değişmeye başladığında artık süreç değil, ilişki yönetimi başlıyor.
Servis masası da hizmet yönetmeyi bırakıp baskı yönetmeye başlıyor.
En tehlikeli kısmı ise ekip tarafında yaşanıyor.
Her bypass edilen ticket, ekibe yeni bir ders veriyor:
“Süreçler teoride var.”
Bir süre sonra çalışanlar da önceliği ticketlardan değil telefonlardan öğreniyor.
Resmî öncelikler başka,
gerçek öncelikler başka oluyor.
Bu yüzden bence asıl soru şu değil:
“Kaç tane ticketımız var?”
Asıl soru şu:
Organizasyonunuzda gerçekten kaç tane VIP var?
Kaç tanesi ticket açmadan iş isteyebiliyor?
Kaç tanesi bir telefonla bütün öncelik sırasını değiştirebiliyor?
Ve daha önemlisi…
Süreçler herkese eşit uygulanmıyorsa, gerçekten bir süreçten söz edebilir miyiz?
Saygılarımla
Aykan İNAL – www.aykaninal.com.tr
